Automatsko čitanje mejlova: 6 poslova koje vaše sanduče radi samo

Automatsko čitanje mejlova znači da se sistem sam prijavljuje u vaše poslovno sanduče, pronalazi mejlove koji su važni za posao i iz njih povlači podatke – na okidač, čim mejl stigne, ili u zadato vreme. Niko više ne mora da otvara svaki mejl, preuzima prilog i prepisuje ga.

Kako radi

1. Prijava na sanduče. Sistem se bezbedno prijavljuje na vaš mejl (ili na posebnu adresu samo za tu namenu).
2. Okidač. Proces se pokreće kada stigne novi mejl, na svakih nekoliko minuta ili u tačno vreme (npr. svakog jutra u 7).
3. Pravila. Određuje se koji mejlovi se obrađuju: po pošiljaocu, naslovu, rečima u tekstu ili vrsti priloga. Svi ostali mejlovi ostaju netaknuti.
4. Povlačenje podataka. Iz teksta mejla i priloga (PDF, XML, Excel) izdvajaju se podaci.
5. Sledeći korak. Podaci idu u program, tabelu ili CRM, a po potrebi stiže obaveštenje.

6 poslova koje sanduče može da radi samo

1. Izvodi iz banke – čim banka pošalje izvod, uplate su u knjigovodstvu. Vidi: automatska obrada izvoda banaka.
2. Fakture dobavljača – PDF iz priloga postaje red u tabeli ulaznih faktura (automatska obrada dokumenata).
3. Upiti kupaca – upit sa sajta ili mejla upisuje se u CRM, a prodaja dobija obaveštenje sa najvažnijim podacima.
4. Porudžbine – porudžbina koja stigne mejlom prepisuje se u sistem za obradu porudžbina.
5. Cenovnici dobavljača – novi cenovnik u Excel-u automatski ažurira cene u vašoj prodavnici.
6. Arhiva priloga – svi računi i ugovori sami se slažu po firmi i mesecu, umesto da ostanu zatrpani u sandučetu.

Uz pomoć veštačke inteligencije

Kod mejlova koji nemaju stalni oblik – upiti, reklamacije, zahtevi – veštačka inteligencija razume o čemu se radi, razvrsta poruku (npr. „ponuda“, „reklamacija“, „pitanje“) i izvuče podatke kao što su ime firme, proizvod i količina. Odluke koje su važne i dalje donosi čovek; sistem samo priprema sve što mu treba.

Bezbednost

Pristup sandučetu je ograničen samo na ono što proces mora da radi, lozinke se ne čuvaju u otvorenom obliku, a svaka obrada se beleži.

Sva obrada radi na našim serverima, u sopstvenom data centru u Nišu, pa vaši dokumenti i podaci ne napuštaju Srbiju.

Okidači: kada se proces pokreće

Automatsko čitanje mejlova može da se pokreće na različite načine, zavisno od posla:

• čim mejl stigne – za izvode, porudžbine i upite gde je brzina važna,
• na svakih nekoliko minuta – za veće količine mejlova,
• u tačno vreme – npr. dnevni pregled u 8 ujutru ili mesečni izveštaj prvog u mesecu,
• na događaj u drugom sistemu – npr. kada se u prodavnici pojavi nova porudžbina, sistem potraži povezani mejl i prilog.

Primer iz prakse

U našem programu za fakturisanje automatsko čitanje mejlova svakodnevno preuzima izvode banaka: sistem se prijavi u sanduče, prepozna mejl banke, preuzme XML ili PDF izvod i za nekoliko minuta uplate su u programu. Isti princip primenjujemo i za fakture dobavljača, cenovnike i upite kupaca.

Rezime

Automatsko čitanje mejlova pretvara vaše sanduče u ulaz za podatke: sistem se prijavljuje, prema pravilima prepoznaje izvode, fakture, porudžbine i upite, povlači podatke na okidač i šalje ih u program, tabelu ili CRM. Ostali mejlovi se ne diraju, sve se beleži, a podaci ostaju u Srbiji. Rezultat je manje otvaranja i prosleđivanja mejlova i brža reakcija na ono što je zaista važno za posao.

Česta pitanja

Da li sistem čita sve moje mejlove?

Ne. Obrađuju se samo mejlovi koji odgovaraju dogovorenim pravilima (pošiljalac, naslov, prilog). Najčešće se za to otvori posebna adresa ili folder.

Koje mejl servise podržavate?

Praktično sve koji imaju standardnu prijavu (IMAP), uključujući poslovne mejlove na sopstvenom domenu, Gmail i Microsoft 365.

Šta ako mejl ne može da se obradi?

Takav mejl se označava i stiže obaveštenje, pa ga neko pogleda ručno – ništa se ne gubi.

Vaše sanduče je puno posla koji se ponavlja? Pogledajte uslugu automatizacija poslovanja ili nam pošaljite upit za besplatnu procenu – javljamo se u roku od jednog radnog dana.