Automatska obrada dokumenata: od PDF-a do Excel-a u 5 koraka
Automatska obrada dokumenata znači da fakture, račune, otpremnice, izvode i ugovore više niko ne prepisuje ručno. Sistem pročita PDF ili skeniran dokument, izdvoji podatke koji vam trebaju i upiše ih u Excel tabelu, bazu ili vaš poslovni program. Posao koji je trajao danima završava se za nekoliko minuta.
U ovom tekstu objašnjavamo kako to radi, koje dokumente možete da prepustite sistemu i na šta treba obratiti pažnju.
Zašto je ručni unos dokumenata skup
U mnogim firmama jedna ili dve osobe provode veći deo meseca prepisujući brojeve faktura, datume, PIB-ove, iznose i stavke. Taj posao je spor, dosadan i sklon greškama – jedna zamenjena cifra u iznosu ili računu kasnije znači sate traženja. Što firma više raste, to je dokumenata više, a ručni unos postaje usko grlo.
Automatska obrada dokumenata u 5 koraka
- Prijem dokumenata. Dokumenti stižu mejlom, u zajednički folder ili se ubacuju preko jednostavne stranice. Ne morate menjati način na koji radite.
- Prepoznavanje teksta (OCR). Kod skeniranih dokumenata i fotografija sistem prvo pretvara sliku u tekst – to je optičko prepoznavanje znakova. Kod „pravih“ PDF dokumenata tekst se čita direktno.
- Izdvajanje podataka. Iz teksta se izdvaja tačno ono što vam treba: broj dokumenta, datum, dobavljač, PIB, iznos, PDV, stavke, rok plaćanja.
- Provera. Sistem proverava da li su podaci smisleni (da li se zbir stavki slaže sa ukupnim iznosom, da li PIB ima ispravan oblik). Sve što je nesigurno izdvaja se za brzu ručnu proveru.
- Unos i arhiva. Provereni podaci idu u Excel, bazu ili vaš program, a sam dokument se arhivira po firmi i mesecu. Pregled obrađenog stiže na mail.
Koje dokumente možete da prepustite sistemu
- ulazne fakture i račune dobavljača,
- otpremnice, prijemnice i porudžbenice,
- izvode banaka u PDF i XML formatu,
- ugovore (strane, datumi, iznosi, rokovi),
- obrasce, zahteve i prijave koje klijenti popunjavaju,
- staru papirnu arhivu koju treba digitalizovati.
Koliko je to tačno?
Kod jasnih PDF dokumenata tačnost je vrlo visoka. Kod loših skenova, iskrivljenih fotografija ili rukom pisanih delova greške su moguće. Zato dobro rešenje nikada ne upisuje „na slepo“: podaci u koje sistem nije siguran idu čoveku na potvrdu. U praksi to znači da zaposleni umesto da kuca stotine dokumenata samo pogleda nekoliko označenih.
Šta dobijate
- uštedu vremena – dani posla svode se na minute,
- manje grešaka nego pri ručnom unosu,
- urednu, pretraživu arhivu,
- podatke spremne za knjigovodstvo i izveštaje odmah, a ne na kraju meseca.
Sva obrada radi na našim serverima, u sopstvenom data centru u Nišu, pa vaši dokumenti i podaci ne napuštaju Srbiju.
Koliko vremena štedi automatska obrada dokumenata
Uzmimo firmu koja mesečno primi 400 ulaznih faktura. Ako za jednu fakturu treba prosečno tri minuta ručnog unosa i provere, to je 20 sati posla – skoro tri radna dana svakog meseca. Uz automatsku obradu dokumenata ista količina se obradi za manje od sat vremena, a zaposleni pogleda samo desetak dokumenata koje je sistem označio za proveru. Ušteđeno vreme može da ode na naplatu, prodaju ili rad sa kupcima.
Šta je potrebno za početak
- desetak primera dokumenata koje najčešće obrađujete,
- spisak podataka koje iz njih treba izvući,
- informacija gde podaci treba da završe – Excel, baza ili program.
Na osnovu toga besplatno procenjujemo posao i pokazujemo rezultat na vašim dokumentima. Ako vam se dopadne, automatska obrada dokumenata može da radi već za nekoliko dana.
Česta pitanja
Da li moram da kupim neki program?
Ne. Rešenje pravimo, pokrećemo i održavamo mi; vi samo šaljete dokumente kao i do sada i dobijate rezultat.
Šta ako svaki dobavljač ima drugačiju fakturu?
To je uobičajeno. Sistem se podešava tako da prepozna podatke bez obzira na izgled dokumenta, a za česte dobavljače dodatno se fino podesi.
Mogu li da probam pre nego što se odlučim?
Da. Pošaljite nam nekoliko primera dokumenata i besplatno pokazujemo kakav rezultat dobijate.
Pročitajte i kako radi automatsko čitanje mejlova – dokumenti tada ni ne moraju da se prosleđuju, sistem ih sam preuzima iz sandučeta.
Imate gomilu PDF dokumenata koje neko ručno prepisuje? Pogledajte uslugu automatizacija poslovanja ili nam pošaljite upit za besplatnu procenu – javljamo se u roku od jednog radnog dana.